Als je een auto van de zaak hebt waarvoor je de gereden kilometers kunt aftrekken, dan is goede registratie heel belangrijk. Of je nu zorgverlener, makelaar of huisschilder bent, alle ritten die je maakt van en naar klanten en andere zakelijke afspraken moeten zorgvuldig in je administratie worden verwerkt. Met een speciaal kastje in je zakelijke auto gebeurt dit zonder dat je er omkijken naar hebt. Het systeem wordt aangesloten op de kilometerteller van de auto waarna de gegevens automatisch worden vastgelegd.
Snelle en juiste kilometer informatie
Vroeger moest het aantal gereden zakelijke kilometers handmatig worden bijgehouden. Dat kwam er meestal op neer dat je voor vertrek de kilometerstand noteerden bij terugkomst opnieuw. Maar als je dat een keer vergat dan werd het gokken, want Google Maps bestond nog niet. Met een kastje van Accredis gaat het vastleggen van je zakelijke kilometers automatisch. Het enige dat je nog hoeft te doen is de gegevens uitlezen en direct importeren in de boekhouding. Je kunt de kilometers op deze manier ook direct factureren bij de klant of toeschrijven aan een project dan wel noteren als privé of een bepaalde zakelijke reden. Het scheelt je op die manier heel veel werk. En de gegevens zijn meteen correct opgeslagen.
Kilometerregistratie verplicht
Als je zakelijke kilometers verwerkt in je aangifte inkomstenbelasting dan moet je deze kilometers kunnen verantwoorden. Ze moeten toegeschreven kunnen worden aan zakelijke activiteiten zoals bezoeken van klanten en leveranciers. Als je de rittenregistratie voor de Belastingdienst via een kastje laat verlopen dan is de kans op fouten een stuk kleiner. Ook is de kans veel kleiner dat je een rit vergeet en dus een aftrekpost misloopt. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst een controle kan uitvoeren op je administratie en daarbij meestal gegevens opvraagt tot vijf jaar terug. Administratie van voorgaande jaren moet je dus ook kunnen overleggen bij zo’n controle. Veel bedrijven hebben een boekhouder in dienst die dit allemaal netjes bijhoudt of besteden de administratie uit aan een externe accountant of administratiekantoor. Zij kunnen de gegevens uit een rittenregistratie kastje vaak zonder problemen in hun administratie verwerken.
Wil jij ook adequate rittenregistratie?
Houd jij de registratie van zakelijke ritten nu nog bij in een Excel sheet? Dat kan veel slimmer. Laat een km registratiekastje plaatsen in je zakelijke auto en je kunt de gegevens eenvoudig uitlezen via het GPS systeem in het kastje. Je auto hoeft daarvoor niet eens voor de deur te staan. Meer informatie over dit soort systemen kun je vinden op de website van Accredis, accredis.nl. Zij leveren systemen aan grote en kleine bedrijven en kunnen het systeem precies naar jouw wensen instellen. Vanaf dan hoef je je nooit meer af te vragen of de administratie van jouw zakelijke kilometers wel in orde is. Op de website vind je een pagina met contactgegevens en kun je direct een vrijblijvende offerte aanvragen.
