Het verwerken van declaraties is vaak een taak die bij veel bedrijven onderaan het prioriteitenlijstje belandt. Toch is het iets waar elke ondernemer en HR-medewerker vroeg of laat mee te maken krijgt. Voor het MKB, waar tijd en efficiëntie van groot belang zijn, kan het handmatig verwerken van bonnetjes, kilometers en andere onkosten snel een tijdrovende klus worden. Gelukkig zijn er tegenwoordig slimme oplossingen, zoals een declaratie app binnen HR-software, die dit proces enorm kunnen vereenvoudigen.
Het probleem met traditionele declaraties
In veel kleine en middelgrote bedrijven verloopt het indienen en verwerken van declaraties nog vaak via ouderwetse methoden: een medewerker stuurt een foto van een bonnetje via e-mail of levert een fysieke kopie in, waarna iemand van HR of de administratie dit moet controleren, goedkeuren en handmatig invoeren in het systeem. Dit proces kan niet alleen foutgevoelig zijn, maar neemt ook veel tijd in beslag.
Daarnaast zorgt dit systeem voor frustratie bij medewerkers. Niets is zo vervelend als weken moeten wachten op de vergoeding van een uitgave die je hebt voorgeschoten. Dit leidt niet alleen tot ontevredenheid, maar kan ook de motivatie en betrokkenheid van medewerkers beïnvloeden.
De voordelen van een declaratie app
Een declaratie app, zoals die geïntegreerd in HR-software van HoorayHR, biedt een aantal belangrijke voordelen die tijd en moeite besparen voor zowel medewerkers als werkgevers.
- Tijdbesparing: Met een goede declaratie app kunnen medewerkers hun bonnetjes direct uploaden en indienen via hun smartphone. Ze maken simpelweg een foto van de bon, voegen eventuele details toe, en dienen de declaratie in. Het proces is snel en eenvoudig, waardoor er minder administratieve rompslomp is.
- Realtime overzicht: HR-medewerkers en leidinggevenden kunnen direct de declaraties inzien en goedkeuren. Geen zoekgeraakte bonnetjes of vergeten e-mails meer. Alles staat overzichtelijk bij elkaar, en goedkeuringen kunnen in een paar klikken worden afgehandeld.
- Foutreductie: Omdat de declaraties digitaal worden verwerkt, is de kans op fouten veel kleiner. Het handmatig invoeren van gegevens kan makkelijk tot vergissingen leiden, maar met een declaratie app worden deze gegevens direct correct vastgelegd.
- Automatische verwerking: Sommige apps binnen HR-software, zoals die van HoorayHR, kunnen declaraties direct koppelen aan salarisadministratiesystemen. Hierdoor worden goedgekeurde declaraties automatisch meegenomen in de volgende salarisronde, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor een gestroomlijnde financiële administratie.
Wat betekent dit voor ondernemers en HR?
Voor ondernemers en HR-medewerkers betekent het gebruik van een declaratie app binnen HR-software niet alleen een vermindering van werkdruk, maar ook een meer gestroomlijnde werkwijze. Medewerkers krijgen hun geld sneller terug, wat bijdraagt aan hun tevredenheid en motivatie. Ondernemers kunnen er bovendien op vertrouwen dat de administratieve processen op rolletjes lopen, zonder dat er onnodig veel tijd verloren gaat aan rompslomp.
Een declaratie app past perfect binnen de trend van digitalisering en automatisering binnen het HR-landschap. Met name in het MKB, waar er vaak minder mankracht beschikbaar is om al het papierwerk af te handelen, is het een waardevolle toevoeging aan het dagelijks werk.
