Het kan soms voelen alsof je een schatkaart nodig hebt om de juiste persoon binnen een bedrijf te vinden. Je belt, je mailt, je wordt doorgestuurd en voor je het weet heb je met vijf mensen gesproken die je allemaal niet kunnen helpen. Gelukkig kan het ook anders, sneller en slimmer.
Begin met slim zoeken, niet met bellen
Veel mensen beginnen meteen met bellen wanneer ze een bedrijf willen bereiken, maar dat is eigenlijk de langzaamste manier. Je komt vaak bij een algemene receptie terecht en die persoon weet niet altijd wie je precies nodig hebt. Wat beter werkt, is eerst online zoeken naar functies binnen het bedrijf. Denk aan functietitels zoals marketingmanager, inkoper, HR-manager of eigenaar. Als je weet welke functie je nodig hebt, wordt zoeken ineens veel makkelijker en gerichter, en voorkom je dat je van afdeling naar afdeling wordt gestuurd zonder resultaat.
Een andere slimme manier is om te kijken naar persberichten, blogs en nieuwsartikelen van het bedrijf. Vaak staan daar namen in van medewerkers die ergens verantwoordelijk voor zijn. Dat zijn goudmijntjes van informatie, want je hebt meteen een naam én een functie. Soms vind je zelfs directe e-mailadressen in zulke artikelen. Bedrijven zetten namelijk graag hun experts in de spotlight, en daar kun jij slim gebruik van maken door die namen te verzamelen voordat je contact opneemt.
Wat ook goed werkt, is kijken op platforms waar mensen hun werkervaring delen. Je kunt daar zoeken op bedrijfsnaam en daarna filteren op functie. Zo zie je snel wie waar werkt en wie waarschijnlijk de juiste persoon is. Sommige recruiters en bedrijven zoals Red Carpet Careers delen bijvoorbeeld regelmatig informatie over functies en verantwoordelijken binnen organisaties, en dat kan je zoektocht een stuk korter maken als je weet waar je moet kijken.
Gebruik linkedin als een speurhond
Als je echt snel de juiste persoon wilt vinden, is LinkedIn je beste vriend. Zie het een beetje als een digitale smoelenboek voor bedrijven. Je typt de bedrijfsnaam in, klikt op ‘mensen’ en daarna kun je zoeken op functietitel. Binnen een paar minuten heb je vaak al een lijst met mensen die mogelijk de juiste contactpersoon zijn. Dat scheelt je serieus veel tijd en frustratie, en het voelt een beetje alsof je een cheatcode gebruikt.
Wat veel mensen niet doen, maar wat wel slim is, is kijken naar gedeelde connecties. Als je iemand kent die die persoon kent, kun je soms een introductie vragen. Dat maakt contact leggen ineens veel makkelijker, omdat je niet meer een complete vreemde bent. Mensen reageren namelijk sneller op iemand die via via wordt voorgesteld dan op een koude mail van iemand die ze nog nooit hebben gezien.
Daarnaast kun je op LinkedIn vaak zien waar iemand verantwoordelijk voor is, omdat mensen dat in hun profiel zetten. Als iemand bijvoorbeeld schrijft dat hij verantwoordelijk is voor samenwerkingen, inkoop of marketing, dan weet je dat je goed zit. Zo voorkom je dat je een algemeen e-mailadres moet gebruiken waar je bericht misschien weken blijft liggen voordat iemand het ziet.
De truc met e-mailadressen
Nu je waarschijnlijk een naam hebt, wil je natuurlijk contact opnemen. Maar wat als je geen e-mailadres hebt? Dan komt een handige truc: veel bedrijven gebruiken vaste formats voor e-mailadressen. Bijvoorbeeld voornaam@bedrijf.nl
of voornaam.achternaam@bedrijf.nl.
Als je het algemene e-mailadres van het bedrijf weet, kun je vaak raden hoe de persoonlijke e-mailadressen zijn opgebouwd. Dat klinkt simpel, maar het werkt verrassend vaak.
Je kunt ook tools gebruiken waarmee je e-mailadressen kunt controleren of ze bestaan. Zo voorkom je dat je mail in het niets verdwijnt. Het is namelijk zonde als je een perfecte mail schrijft, maar deze nooit aankomt. Even checken dus, dat scheelt weer wachten en jezelf afvragen waarom niemand reageert terwijl je dacht dat je zo’n goede eerste indruk had gemaakt.
Wat ook helpt, is meerdere mensen binnen hetzelfde bedrijf mailen die ongeveer met hetzelfde onderwerp te maken hebben. Niet spammen natuurlijk, maar twee of drie mensen benaderen kan geen kwaad. Grote kans dat iemand reageert of je doorstuurt naar de juiste collega. En geloof me, doorgestuurd worden door een collega werkt sneller dan wanneer je zelf via de algemene inbox binnenkomt.
Zorg dat je meteen bij de juiste persoon binnenkomt
Het vinden van de juiste persoon is één ding, maar zorgen dat die persoon ook reageert is stap twee. Daarom is het belangrijk dat je bericht meteen duidelijk is. Niemand heeft zin om een lange, onduidelijke mail te lezen. Als iemand in de eerste paar zinnen niet snapt wat je wilt, dan is de kans groot dat je mail onderaan de to-do lijst belandt, en daar wil je niet eindigen.
Schrijf daarom alsof je iemand een appje stuurt: duidelijk, kort en vriendelijk. Vertel wie je bent, waarom je contact opneemt en wat je precies wilt. Als je het makkelijk maakt voor de ander om te begrijpen wat je bedoelt, krijg je sneller antwoord. Mensen houden van duidelijkheid, vooral op drukke werkdagen waarop hun inbox ontploft alsof het een popcornmachine is.
Tot slot: geef niet te snel op. Soms moet je twee keer mailen of een week later nog eens proberen. Niet iedereen ziet je bericht meteen. Dat betekent niet dat ze geen interesse hebben, maar vaak gewoon dat ze druk zijn. Een vriendelijke follow-up kan dan precies het duwtje zijn waardoor je toch bij de juiste persoon aan tafel komt, en dat is uiteindelijk waar je het allemaal voor doet.
